Wie man eine datenschutzfreundliche Kultur in Ihrem Team aufbaut: Schulungen in DSGVO, CCPA und ePrivacy-Richtlinie
Die Einhaltung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO), des California Consumer Privacy Act (CCPA) und der ePrivacy-Richtlinie bezieht sich auf die Befolgung der in diesen Rechtsakten skizzierten Anforderungen und Prinzipien. Die Anforderungen an die DSGVO, CCPA und ePrivacy-Richtlinien können variieren, abhängig von Faktoren wie dem Standort des Unternehmens und der Art der beteiligten Datenverarbeitungsaktivitäten. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Überblick darüber, wo Sie einer oder mehreren dieser Vorschriften nachkommen müssen.
Verstehen Sie die Vorschriften: den Umfang, die wesentlichen Anforderungen und die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen
Die Allgemeine Datenschutzverordnung
Die DSGVO ist eine umfassende Datenschutzverordnung, die von der Europäischen Union (EU) implementiert wurde, um die personenbezogenen Daten von Einzelpersonen innerhalb der EU zu schützen. Der materielle Geltungsbereich, Artikel 2 der DSGVO, besagt:
„Diese Verordnung findet Anwendung auf die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.“
Der räumliche Geltungsbereich der DSGVO wird durch Artikel 3 der Verordnung bestimmt und basiert auf zwei Hauptkriterien:
- das Kriterium „Niederlassung“, gemäß Artikel 3(1), und
- das Kriterium „Zielrichtung“, gemäß Artikel 3(2).
Artikel 3(1) der DSGVO besagt:
„Diese Verordnung findet Anwendung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Tätigkeiten einer Niederlassung eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters in der Union, unabhängig davon, ob die Verarbeitung in der Union stattfindet oder nicht.“
Daher kann, wenn ein Auftragsverarbeiter eine Niederlassung innerhalb der Europäischen Union hat, die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diesen Auftragsverarbeiter auch dem EU-Recht unterliegen. Das bedeutet, dass sowohl die Niederlassung eines Verantwortlichen als auch eines Auftragsverarbeiters erwähnt werden.
Artikel 3(2) der DSGVO besagt:
„Diese Verordnung findet Anwendung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten von betroffenen Personen, die sich in der Union befinden, durch einen nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter, wenn die Datenverarbeitungsaktivitäten in Zusammenhang stehen mit: a) dem Angebot von Waren oder Dienstleistungen, unabhängig davon, ob eine Zahlung des Betroffenen erforderlich ist, an solche betroffenen Personen in der Union; oder b) der Beobachtung ihres Verhaltens, soweit ihr Verhalten in der Union stattfindet.“
Wenn eines dieser beiden Kriterien erfüllt ist, gelten die einschlägigen Bestimmungen der DSGVO für die entsprechende Verarbeitung personenbezogener Daten durch den betreffenden Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter.
Es ist wichtig zu beachten, dass dies die Notwendigkeit von Schulungen nicht auf Unternehmen beschränkt, die verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, auch wenn die DSGVO die Schulung ausdrücklich als Aufgabe des DSB nennt. Es ist unerlässlich, dass die Mitarbeiter über Datenschutzprinzipien, -richtlinien, -praktiken und die Einhaltung der DSGVO informiert sind, um den Datenschutz für Ihr Team zu gewährleisten.
Das California Consumer Privacy Act
Das CCPA gilt für Unternehmen, die gewinnorientiert arbeiten, Geschäftsaktivitäten in Kalifornien durchführen und eines der folgenden Kriterien erfüllen:
- Zum 1. Januar des Kalenderjahres hatte im vorhergehenden Kalenderjahr einen Bruttoumsatz von mehr als fünfundzwanzig Millionen Dollar ($25.000.000);
- Kauft, verkauft oder teilt, allein oder in Kombination, jährlich die personenbezogenen Informationen von 100.000 oder mehr Verbrauchern oder Haushalten;
- Bezieht 50 Prozent oder mehr seiner jährlichen Einnahmen aus dem Verkauf oder der Weitergabe von personenbezogenen Verbraucherinformationen.
Falls Ihr Unternehmen mindestens eines dieser drei Kriterien erfüllt, müssen Sie die Bestimmungen des CCPA einhalten. Non-Profit-Organisationen und Regierungsbehörden unterliegen in der Regel nicht den Bestimmungen des CCPA.
Die Verpflichtung zur Durchführung von Schulungen wird in diesem Gesetz nicht direkt erwähnt. Das CCPA besagt jedoch, dass ein Unternehmen:
„Sicherstellen muss, dass alle Personen, die für die Bearbeitung von Anfragen der Verbraucher hinsichtlich der Datenschutzpraktiken des Unternehmens oder der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften des Unternehmens zuständig sind, entsprechend geschult sind …“
Die ePrivacy-Richtlinie
Artikel 1 der ePrivacy-Richtlinie besagt:
„Diese Richtlinie harmonisiert die Bestimmungen der Mitgliedstaaten, die erforderlich sind, um ein gleichwertiges Schutzniveau der Grundrechte und -freiheiten und insbesondere des Rechts auf Privatsphäre in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bereich der elektronischen Kommunikation sicherzustellen und den freien Verkehr solcher Daten und elektronischer Kommunikationsausrüstung und -dienstleistungen in der Gemeinschaft zu gewährleisten.“
Die ePrivacy-Richtlinie regelt verschiedene Aspekte des Datenschutzes, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Regulierung der Verwendung von Cookies, E-Mail-Marketing-Praktiken usw. Wie andere EU-Richtlinien hat die ePrivacy-Richtlinie keine unmittelbare rechtliche Bindungskraft, sondern ist eine Anweisung an die EU-Mitgliedstaaten, Gesetze zu erlassen, die mit der Richtlinie übereinstimmen.
Ermitteln Sie relevante Rollen: Bestimmen Sie, welche Teammitglieder direkt mit der Handhabung von personenbezogenen Daten betraut sind und für die Einhaltung verantwortlich sind
Verschiedene Abteilungen des Unternehmens können an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sein, abhängig von den Besonderheiten Ihres Unternehmensbereichs. Eine Sache bleibt jedoch gleich – die meisten Unternehmen benötigen zunächst eine allgemeine Schulung.
Im Allgemeinen sind Abteilungen, die direkt mit der Handhabung personenbezogener Daten betraut sind, wie Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Support und Management.
Der DSGVO-Schulungsdienst umfasst eine Reihe von Schulungsprogrammen, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Als Beispiel kann es sich entweder um spezifische Schulungen für das Vertriebs-, Marketing-, Personal- und Supportteam handeln, oder um praxisorientierte Schulungen, nämlich Schulungen für das Supportteam, Softwareentwicklungs- und QA-Teams und andere Mitarbeiter, die personenbezogene Daten handhaben und für das Management und die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen verantwortlich sind, Schulungen für Mitarbeiter, die personenbezogene Daten handhaben und für das Management und die Beantwortung von Datenschutzverletzungen verantwortlich sind usw.
Bewältigung gängiger Herausforderungen: widmen Sie einen Teil der Schulung den häufig auftretenden Herausforderungen bei der Einhaltung der DSGVO, des CCPA und der ePrivacy-Richtlinie.
Das Ziel der Datenschutzschulung ist es, die Mitarbeiter über die geltenden Datenschutzgesetze, interne Unternehmensrichtlinien und die Bedeutung ihrer Einhaltung sowohl intern als auch extern aufzuklären. Ein wesentlicher Aspekt der Schulung besteht darin, den Unterschied zwischen Datensicherheit und Datenschutz zu klären, da dies für die Wirksamkeit von Datenschutzbewusstseinsinitiativen entscheidend ist.
Die Schulung zum Datenschutz kann von internen Personen, die vom Unternehmen eingestellt wurden, oder von externen Teams durchgeführt werden. Wenn Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten ernannt hat, kann dieser die Schulung leiten. Andernfalls können Sie Unterstützung von externen Beratern suchen, die Datenschutzschulungen anbieten. Diese Fachleute bringen fundierte Kenntnisse und Erfahrung mit und können maßgeschneiderte Schulungseinheiten anbieten, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.
Die Compliance-Schulung sollte die Schlüsselbestimmungen und Konzepte abdecken und den Mitarbeitern helfen, ihre Verantwortlichkeiten und Pflichten zu verstehen. Sie sollte auch auf häufige Herausforderungen eingehen, die sich aus der Interpretation ergeben, wie die Definition einer rechtmäßigen Grundlage für die Verarbeitung, die Bestimmung der Rechte der betroffenen Personen oder das Verständnis der Anforderungen an die Einwilligung.
Ihre Hauptaufgaben in dieser Phase sind:
- Durchführen einer Bedarfsanalyse für die Schulung;
- Anpassen oder Anfordern von Schulungsmaterialien und -inhalten bei einem externen Berater;
- Planen Sie Schulungssitzungen.
Dokumentation von Compliance-Verfahren: Erstellen Sie die Compliance-Verfahren und Richtlinien, die Ihr Team befolgen sollte, um die Einhaltung der DSGVO, des CCPA und der ePrivacy zu gewährleisten
Sie müssen regelmäßige Schulungssitzungen durchführen, um die Mitarbeiter über Datenschutzbestimmungen, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sowie bewährte Verfahren zur Handhabung personenbezogener Daten zu informieren und sicherzustellen, dass das Team die Grundkonzepte versteht und behält.
Geben Sie den Mitarbeitern nach der Schulung Zeit, sich mit den von den für die Durchführung der Schulung verantwortlichen Personen vorbereiteten Materialien vertraut zu machen. Stellen Sie diese Ressourcen den Teammitgliedern für zukünftige Nachschlagemöglichkeiten leicht zugänglich zur Verfügung.
Der Wissenstest ist ein wesentlicher Schritt in jedem Schulungsprogramm, da er dazu beiträgt, sicherzustellen, dass das Team des Unternehmens vollständig darauf vorbereitet ist, die Vorschriften einzuhalten und die Datenschutzrechte der betroffenen Personen zu schützen. Nach Abschluss jedes DSGVO-Schulungsprogramms sollte das Team des Unternehmens die Möglichkeit haben, einen Test zu absolvieren, das Verständnis und die Beibehaltung der in der Schulung behandelten Informationen zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, in denen möglicherweise weitere Schulungen oder Klarstellungen erforderlich sind.
Bleiben Sie informiert: Ermutigen Sie Ihr Team, regelmäßig relevante Branchennachrichten zu überprüfen, zusätzliche Schulungen zu besuchen und an kontinuierlichen Lernmöglichkeiten teilzunehmen
Ihr Team kann sich mit sich ändernden Vorschriften, neuen Trends und bewährten Praktiken auseinandersetzen, indem es informiert bleibt. Dieses Engagement für kontinuierliche Weiterbildung wird die Fähigkeit Ihres Unternehmens stärken, Datenschutzherausforderungen zu bewältigen und die Compliance aufrechtzuerhalten.
Schlussfolgerungen
Tatsächlich sind die fünf bereitgestellten grundlegenden Schritte nur der Ausgangspunkt für Ihre Compliance. Die Einhaltung der DSGVO, des CCPA und der ePrivacy-Richtlinie ist für Unternehmen unerlässlich, um die personenbezogenen Daten von Einzelpersonen zu schützen. Durch die Implementierung von Compliance-Verfahren, die Durchführung regelmäßiger Schulungen und die Förderung einer Kultur des Datenschutzbewusstseins kann Ihr Unternehmen Risiken minimieren, das Vertrauen Ihrer Kunden aufbauen und Strafen vermeiden.
Unser Team ist bereit, Ihnen das notwendige Wissen, die Fähigkeiten und die Anleitung zu geben, um Sie im Datenschutz zu navigieren. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben. Wir sind bestrebt, umfassendes Wissen und Fähigkeiten zu vermitteln, um Ihrem Unternehmen zu helfen, die Anforderungen der Datenschutzvorschriften zu erfüllen.
